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我們在excel中對數(shù)據(jù)清單上的數(shù)據(jù)進行分析的一種方法是分類匯總。在數(shù)據(jù)菜單上選擇分類匯總命令,我們可以在數(shù)據(jù)清單中插入分類匯總行,然后按照選擇的方式對數(shù)據(jù)進行匯總。同時,在插入分類匯總時,Excel還會自動在數(shù)據(jù)清單底部插入一個總計行。分類匯總是一個重要的功能。例如,我們有一個包含有數(shù)百條銷售記錄的數(shù)據(jù)清單:其列分別標(biāo)記有地區(qū)、銷售員和產(chǎn)品。就可以使用分類匯總,自動產(chǎn)生按地區(qū)、銷售員和產(chǎn)品的小計和總計??梢杂脝为毜幕蛘呓M合的方式對這三組銷售數(shù)據(jù)進行匯總。
一、自動分類匯總自動分類匯總的操作步驟如下:
1、將數(shù)據(jù)清單,按要進行分類匯總的列進行排序,如圖12-27所示。在本例中我們按地區(qū)進行排序。
2、在要進行分類匯總的數(shù)據(jù)清單里,選取一個單元格。執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中的分類匯總命令,在屏幕上我們還看到一個如圖12-28所示的對話框。
3、在分類字段框中,選擇一列:它包含要進行分類匯總的那些組或者接受默認(rèn)選擇。在匯總方式列表框中,選擇想用來進行匯總數(shù)據(jù)的函數(shù),默認(rèn)的選擇是求和。在選定匯總項中,選擇包含有要進行匯總的數(shù)值的那一列或者接受默認(rèn)選擇。按下確定按鈕,我們就可以看到如圖12-29所示的結(jié)果。
二、多列自動分類匯總我們也可以對多項指標(biāo)匯總,例如我們可以對各地區(qū)的銷售數(shù)量和金額兩項指標(biāo)進行匯總。其操作步驟如下:
1、將數(shù)據(jù)清單,按要進行分類匯總的列進行排序。
2、執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中的分類匯總命令,在屏幕上我們還看到分類匯總對話框。
3、在選定匯總項框中,選擇包含有要進行匯總的數(shù)值的列。
4、按下確定按鈕,就可以看到匯總的結(jié)果。注意: 如果我們要保留對數(shù)據(jù)清單已執(zhí)行的分類匯總,必須清除替換當(dāng)前分類匯總復(fù)選框。
12.5.3 自動分類匯總的嵌套所謂分類匯總的嵌套是指:我們先對某項指標(biāo)匯總,然后再對匯總后的數(shù)據(jù)作進一步的細化。例如,我們要對每個地區(qū)和每種產(chǎn)品的分類匯總,那就先按列進行地區(qū)排序,然后再按產(chǎn)品列進行排序。使用自動分類匯總嵌套的操作步驟如下:
1、將數(shù)據(jù)清單按要進行匯總列進行排序。執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中選擇分類匯總命令,在屏幕上出現(xiàn)分類匯總對話框。在分類字段框中,選擇要進行分類匯總的第一列。在匯總方式框中,選擇用來進行匯總數(shù)據(jù)的函數(shù),默認(rèn)的選擇是求和。在選定匯總項框中,選擇包含有要進行匯總的數(shù)值的列。按下確定按鈕,就可以看到如圖12-29所示的結(jié)果。
2、再次執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中選擇分類匯總命令。在分類字段框中,選擇要進行分類匯總的第二列。清除替換當(dāng)前分類匯總復(fù)選框。按下確定按鈕,我們就可以看到如圖12-30所示的結(jié)果。
三、移去所有自動分類匯總對于不再需要的或者錯誤的分類匯總,我們可以將之取消,其操作步驟如下:
1、在分類匯總數(shù)據(jù)清單中選擇一個單元格。
2、執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中選擇分類匯總命令,在屏幕上看到分類匯總對話框。
3、按下全部刪除按鈕即可。
我們除了顯示一列的分類匯總之外,我們還可以利用自動分類匯總做如下工作:顯示一個分類匯總行,該行有若干列數(shù)據(jù)的分類匯總。顯示若干列數(shù)據(jù)的多重、嵌套分類匯總行。顯示多重分類匯總行,這些行有每一分類匯總行的不同計算。隱藏或顯示數(shù)據(jù)清單中的明細數(shù)據(jù)。注意:在進行自動分類匯總之前,我們必須對數(shù)據(jù)清單進行排序。數(shù)據(jù)清單的第一行里必須有列標(biāo)記。
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